Comité d'Organisation de Rencontres Autour de Daifen
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(Posté le 14/07/2008)






Astuces des orgas : Les 10 commandements généraux

Ces quelques "commandements" (ou plutôt recommandations, mais les 10 recommandations, ça le faisait moins !) sont là pour vous guider, vous aider à vous rappeller les bases essentielles pour une organisation d'IRL le plus calme possible et un déroulement sans trop d'accroches... Même pour les petites IRL informelles ces conseils peuvent aider ! Ils ne sont pas du tout classés dans l'ordre d'importance, ni même chronologique... ça vous oblige à tout lire comme ça !


1. Ne pas se prendre la tete.
C'est le premier et plus important des commandements lorsque l'on organise une IRL, surtout une IRL importante. Certes, c'est vous qui organisez, mais ne vous énervez pas inutilement sur des choses qui ne sont pas de votre ressort et qui vous échappent. Inutile de planifier le voyage de chacun des participants, des les suivre en les appellant toutes les cinq minutes, et de piquer une crise si leur train a du retard. De même, si (ou plutôt QUAND !) quelque chose ne tourne pas exactement comme vous l'aviez prévu, pas de désespoir, pas de fatalisme, c'est une IRL, les gens sont là pour s'amuser et se détendre, essayez de faire de même, d'autant que, ne sachant pas exactement votre programme, la plupart ne le remarqueront même pas, sauf si vous en faites une montagne. N'oubliez pas que vous avez à faire à un certain nombre d'êtres humains et qu'il n'y a rien au monde de plus imprévisible et incontrollable ! Prenez des cours de yoga la semaine avant l'IRL, et restez Zen !


2. Faites-vous aider.
Voici la suite du premier conseil : ne gérez pas toute l'organisation tout(e) seul(e). Un organisateur pour 10 personnes présentes, c'est un gros minimum ! Choisissez (si possible) des gens de confiance, avec qui vous vous entendez bien, et qui connaissent un minimum le terrain. Non seulement ils aideront à mener à bien les activités, à encadrer les participants, mais en plus, en cas de changement imprévu du programme, ils peuvent etre d'une aide précieuse. De plus, pendant la préparation de l'IRL, ils peuvent apporter des idées, des informations, et parfois des critiques, auxquelles vous n'auriez pas pensé, et celà ne peut qu'enrichir l'ensemble de l'IRL.


3. Méthode et Organisation.
Gardez des traces pendant la préparation, notez vos idées, les choses à faire, les gens à contacter. Plus tard, faites vous une liste complete des participants au fur et à mesure qu'ils se déclarent, et pensez à leur demander des informations importantes : heure d'arrivée, moyen de transport, besoins et budget pour l'hébergement, régime alimentaire spécial, numéro de portable, etc. Bref, les choses dont vous avez besoin pour organiser. Pendant l'IRL, gardez sur vous la liste des participants, et revérifiez, si vous vous séparez, que tout le monde est bien là ! Pensez aussi à avoir sur vous les numéros importants : les participants, le restaurant/bistro/salle, etc. tout pour joindre qui il faut quand il faut (donnez-en une copie aux autres organisateurs aussi). Au fait, Police-secours c'est le 15, mais n'en abusez pas !


4. Equipez-vous !
Votre meilleure arme après l'organisation : le téléphone portable ! Si vous n'en avez pas, essayez d'en emprunter un pour l'occasion ou qu'un organisateur se dévoue, et dans tous les cas, assurez-vous que les participants ont le numéro. Pour prévenir d'un retard, d'un probleme, d'une annulation, ou tout simplement pour demander leur chemin s'ils sont perdus, pouvoir vous joindre, c'est essentiel pour les participants et pour vous. Et de même pour que vous puissiez les joindre, pour les mêmes raisons... N'oubliez pas non plus d'avoir un petit kit de survie sur vous, selon les circonstances : parapluie (!), barres chocolatées et bouteille d'eau, scotch, ciseaux, stylos, couteau suisse, fusées de détresse, gilet de sauvetage, pelle et sonde pour les avalanches... ;o) (ok, à partir de fusées de détresse, c pour rire, mais on ne sait jamais, essayez de penser aux choses qui pourraient servir!)


5. Restez simple.
Ceci rejoint encore le premier commandement, et devrait même aider à pouvoir le respecter. Lorsque vous prévoyez l'IRL, ne vous montez pas des plans infaisables, compliqués, coûteux ou ingérables. Pensez que tous les participants n'ont pas forcément envie de faire des activités sportives éprouvantes, que tout le monde ne sait pas nager ou faire de l'escalade, que tout le monde ne peut pas se permettre de dépenser le prix d'un paintball ou d'un dîner sur un bateau-mouche... Pensez à l'effort et le cout d'organisation à fournir : si votre idée vous fait fabriquer à la main 50 épées en mousse et 40 armures completes, laissez-tomber ! Pensez aussi que certaines types d'activités ont besoin d'un encadrement professionnel qu'il faut trouver et payer (Canoë, Rafting, Tir à l'arc...) sans parler de l'équipement et le lieu qui peuvent aussi être couteux. Les IRL sont faits pour que les joueurs de Daifen se rencontrent, discutent, se connaissent et s'amusent ensemble, et parfois, pour ça, il suffit de bien peu de choses... (qui a dit "bière et nutella" ?!) N'oubliez pas cet objectif en préparant votre IRL !!


6. Soyez clair et précis.
Ce conseil vaut pour toutes les IRL, des plus petites aux plus grandes. Si vous avez un rendez-vous à donner, choisissez d'abord un endroit facile à trouver : une grande place, un monument remarquable, une station de metro ou de bus, une gare, etc. et n'oubliez pas de préciser exactement où vous serez (devant la statue/porte/fontaine, sortie ouest de la station de métro...) Si vous donnez un rendez-vous directement sur place (café/bistrot/resto...) soyez exact dans vos indications : donnez le nom et le numéro de la rue, pas seulement le nom de l'endroit, pensez aussi aux transports en commun et ceux qui les utilisent (arret bus/tram/metro/dilligence le plus proche, et heure du dernier passage...). Si vous pouvez fournir un plan, tant mieux...


7. Un peu d'imagination !
L'idéal pour une IRL est qu'elle ait un rapport, même vague, avec le monde de Daifen, après tout, c'est ce qui réunit les gens qui viendront. Même si ce n'est pas toujours facile, c'est le plus souvent faisable... Parfois, il suffit de peu : par exemple, si vous ne trouvez pas un restaurant avec une ambiance "daifenienne", vous pouvez toujours demander à imprimer vos propres menus, en variant un peu les noms des plats (ne pas oublier de mettre les vrais noms à coté, pour ne pas trop embeter les serveurs !). De même, cherchez des bars/bistrots avec une bonne choix de bières, à défaut d'avoir une ambiance "rustique", ou optez plutôt pour les quartiers "anciens" d'une ville au lieu des blocs de béton modernes... Si malgré tout ça, vous ne trouvez pas comment "daifeniser" votre IRL, cherchez des activités qui animeront le tout et qui feront oublier le décor...


8. Penser à tout.
Facile à dire ! Bien évidemment, c'est impossible, mais si l'on s'y prend suffisamment à l'avance et que l'on réfléchit bien (et à plusieurs, ça aide), on peut le plus souvent prévoir la plupart des choses qui pourraient etre utiles poru soi ou pour les autres. Quelques exemples :
- Régimes spéciaux pour tout repas prévu (pas de porc, pas de viande, allergies...) à demander aux participants avant. Pensez aussi aux non-fumeurs ;)
- Prévoir une trousse de secours (sparadraps, alcool, ciseaux, bandages, etc) pour toute sortie en plein air.
- Vérifier qu'il n'y aura aucune manifestation sur les lieux le jour prévu, rien de pire qu'un cirque qui vient s'installer la veille sur le terrain prévu, ou une course cycliste qui bloque les routes... (si, si, c'est déjà arrivé !)


9. Informez tôt, informez bien !
Quelle que soit l'importance de l'IRL que vous organisez, pensez aussi que les participants aussi auront besoin de s'organiser : déplacement, budget, hébergement, partage de voiture, etc. Surtout pour les grandes IRL, pensez à ceux qui viendront de loin, un tel voyage - même s'il n'y a que quelques heures de route, ça se prépare, et ne pas savoir une semaine avant si vous allez dormir dans un lit douillet ou sous un pont parce qu'à la dernière minute tous les hotels sont complets, ça ne contribue pas au bon déroulement de l'IRL ni au "zen" des participants voire des orgas! La plupart des gens peuvent se débrouiller très bien pour s'organiser si on leur donne un minimum d'informations : résumé des "hostilités" (pensez à signaler les restos éventuels et leur prix, budget special ou vetements/chaussures à prévoir, lieux approximatifs des activités/restos/bistrots), possibilités d'hébergement chez les joueurs locaux... Pensez à avoir défini ou récolté ces infos 3 semaines grand minimum avant une grosse IRL et à les faire connaitre au grand public, pour etre certain d'avoir plein de participants zens et motivés !! (De même pour une activité informelle du genre bistrot, évitez de prévenir la veille en vous trompant de nom de bistrot !) L'essentiel est de ne pas oublier que les gens ne savent RIEN de ce que vous avez prévu, il faut donc TOUT leur expliquer (enfin, tout de ce qu'ils ont besoin de savoir !).


10. Profitez !!!
Vous avez bossé, stressé, couru partout, mais vous y êtes arrivé... N'oubliez pas au passage de vous amuser, l'organisation ne doit pas etre un calvaire ni une punition ! Prévoyez des moments de détente pour vous et les autres orgas, déléguez les responsabilités, restez simple et tranquille, en fait, tous les commandements jusqu'ici sont faits pour que vous puissiez respecter celui-ci ! Une bonne IRL est une IRL qui laisse à tout le monde de bons souvenirs (les "trous" dus à la surconsommation d'alcool sont tolérés, mais pas encouragés !) autant aux participants qu'aux organisateurs.


CORAD - Association Loi 1901