Comité d'Organisation de Rencontres Autour de Daifen
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(Posté le 14/07/2008)






Astuces des orgas : Activités en forêt/plein air.

Attention, toutes les astuces ne concernent pas forcément le type de lieu que vous avez prévu, car entre un GN dans une forêt à un pique nique dans un petit parc, ou des jeux sur un terrain sportif, il y a bien sur des différences énormes... Piochez ce qui vous semble utile.


Se renseigner sur le lieu, savoir ce qu'on a le droit de faire ou ne pas faire (par exemple interdiction de fumer en été, interdiction de se baigner dans les plans d'eau, travaux prévus, etc.)
- Vérifiez s'il y a besoin de demander des autorisations, à la mairie, la préfecture, le propriétaitre des lieux...


Repérer les lieux.
- Définir un point de rendez vous (parking, etc.) et une zone pour les activités. Par exemple, dans la foret de Bouconne, qui est très grande, on a défini une zone qui ne faisait pas traverser de routes, avec des points d'intérêt, un point d’eau, un coin pique-nique, etc.

- Repérer les endroits qui pourront vous servir dans l'organisation des activités : plan d'eau, point d'eau potable, ruines ou bâtiments, monuments, clairières...

- Renseignez vous s'il y a des guides, ou un centre d'activités qui propose des activités dans ou autour du lieu, il y a parfois des astuces à récupérer sur les particularités et les possibilités du lieu.

- Noter l'accès à l'endroit, pouvoir en faire une description ou un plan pour tout le monde, au cas où...

- Regardez si votre portable a le réseau sur place, car ça peut être très utile...

- Ne pas hésiter à recruter des "assistants" pour trouver les idées, ainsi que pour l'encadrement des gens le jour venu.


Définir les activités.
- Il faut essayer d'évaluer combien de personnes seront probablement présents, à la louche. On ne peut pas faire les mêmes choses à 10 qu'à 40, et vice-versa.

- Trouver un thème à la journée est le plus simple, car souvent les activités vont découler tout seul du thème, qui souvent découle du lieu choisi. Inutile d'imaginer une journée sur le thème du désert dans une forêt verdoyante ! ;o)

- Toujours avoir en tête les contraintes du lieu et aussi de la saison, pas de baignade plein air en janvier, et éviter les feux de camp en plein été.


Repas de midi : Si un repas est prévu dans la journée, en plein air, il est impératif de prévoir un lieu qui convient, et d'avoir un point d'eau potable ou alors prévoir un stock de bouteilles d'eau. (l'un n'empêche pas l'autre !)

- Chacun pour soi : Si chaque participant doit amener son repas, penser à bien prévenir tout le monde à l'avance, et si possible en prévoir un peu trop pour soi en cas d'oubli...

- Pique-nique organisé : Pour Bouconodhil2 nous avons organisé un repas froid avec une participation de 4€ par personne qui a très bien fonctionné. Au menu, des sandwiches variés (ne pas oublier ceux qui ne mangent pas de porc, pas de viande, on ne sait jamais !) des chips, des pommes, etc. ainsi que des bouteilles d'eau distribuées aux groupes en début de journée pour se désaltérer en pleine canicule. Le désavantage étant de devoir avancer l'argent.

- Resto : s'il y a un restaurant à proximité, consulter la fiche "Astuces - Resto"


Déroulement et organisation.
- Si le lieu n'est pas desservi par les bus, assurez-vous qu'il y aura suffisamment de voitures pour transporter tout le monde, sans oublier l'éventuel matériel/vivres/cadavres dans le coffre ;)

- Faites vous aider, ayez plusieurs personnes autour de vous qui sont au courant (et BIEN au courant) de tout ce qui est prévu.

- Faites leur visiter les lieux, et établissez un plan de la journée, même approximatif.

- Pour tout ce qui est du timing, prévoyez large et tranquille, arrivez plus tôt, et restez zen. Y'a rien de plus stressant que d'arriver à la bourre à moitié prêt !

- Faites une liste des participants, et vérifiez s'ils sont tous bien arrivés et qu'aucun ne se perd en route, ça ne se fait pas d'abandonner un daifenien dans la foret sombre à la tombée de la nuit ! ;o) De plus, s'il y a quelque chose de réservé (resto / activité organisée) avoir des personnes en plus ou en moins peut changer les choses.

- Si possible, ayez un portable sur place (et le réseau !) et donnez votre numéro à tous les participants, et qu'il y ait autant de portables que possible parmi les participants. Récupérez aussi quelques numéros. S'il n'y a pas de réseau, essayez de repérer une cabine à proximité, car on ne sait jamais. Ce conseil peut sembler alarmiste, mais surtout en forêt, il est facile de se perdre, et c'est d'ailleurs arrivé au premier IRL de Bouconne... bon, maintenant, si vous faites ça sur un petit terrain de foot, c'est p'tet pas essentiel !

- Dans le même style, préparez si possible un plan des lieux (renseignez vous aux offices de tourisme, centres de loisirs et compagnie, ils en donnent parfois) à distribuer aux participants.


Administration (ben oui...)
L'idéal est de demander que chacun apporte une attestation d'assurance responsabilité civile (sur l'assurance domicile) et signe une décharge pour ne pas tenir les organisateurs responsables de tout accident (ce qui n'est pas une raison pour pousser les gens d'une falaise, attention !) qui pourrait survenir dans la journée.

Maintenant, c'est vrai que c'est de la paperasserie, et que ça prend du temps et que c'est franchement chiant et oui, ça parait parano, mais malheureusement, ça peut servir. Si vous organisez l'IRL avec l'association CORAD, l'assurance de l'asso devrait éviter d'avoir à faire tout ça.


Débriefing.
Une fois que tout est fini, eh bien tout n'est pas fini ! :oD

- Nettoyez après vous. Ca peut sembler évident, mais ce n'est pas toujours facile de se le rappeler après une longue journée. Ramassez tous les papiers, plastiques etc. si vous avez installé du matériel, accroché des choses aux arbres, etc. pensez à bien tout enlever. D'ailleurs, avant d'imaginer des repères peints/collés/attachés etc. pensez aussi qu'il faudra laisser le lieu en bon état, pensez à faire des choses temporaires et faciles à enlever...

- Réglez les comptes. Les bons comptes font les bons amis, si des fonds ont été avancés pour la préparation et des participations récupérées pour les rembourser, n'attendez pas pour régler tout, s'il y a de l'argent en trop ou en moins, répartissez également, et n'oubliez pas les dépenses ou efforts non comptabilisés comme les impressions ou le transport.

- Ajoutez vos astuces ! : Si vous avez connu des difficultés, ou si vous pensez à une astuce qui vous a été (ou aurait pu vous etre) utile, n'hésitez pas à l'ajouter dans notre rublrique astuces pour aider ceux qui passeront après vous !


CORAD - Association Loi 1901