Attention, toutes les astuces ne concernent pas
forcément le type de lieu que vous avez prévu,
car entre un GN dans une forêt à un pique
nique dans un petit parc, ou des jeux sur un terrain
sportif, il y a bien sur des différences énormes...
Piochez ce qui vous semble utile.
Se renseigner sur le lieu,
savoir ce qu'on a le droit de faire ou ne pas faire
(par exemple interdiction de fumer en été,
interdiction de se baigner dans les plans d'eau, travaux
prévus, etc.)
- Vérifiez s'il y a besoin de demander des autorisations,
à la mairie, la préfecture, le propriétaitre
des lieux...
Repérer les lieux.
- Définir un point de rendez vous (parking, etc.)
et une zone pour les activités. Par exemple,
dans la foret de Bouconne, qui est très grande,
on a défini une zone qui ne faisait pas traverser
de routes, avec des points d'intérêt, un
point d’eau, un coin pique-nique, etc.
- Repérer les endroits qui pourront vous servir
dans l'organisation des activités : plan d'eau,
point d'eau potable, ruines ou bâtiments, monuments,
clairières...
- Renseignez vous s'il y a des guides, ou un centre
d'activités qui propose des activités
dans ou autour du lieu, il y a parfois des astuces à
récupérer sur les particularités
et les possibilités du lieu.
- Noter l'accès à l'endroit, pouvoir
en faire une description ou un plan pour tout le monde,
au cas où...
- Regardez si votre portable a le réseau sur
place, car ça peut être très utile...
- Ne pas hésiter à recruter des "assistants"
pour trouver les idées, ainsi que pour l'encadrement
des gens le jour venu.
Définir les activités.
- Il faut essayer d'évaluer combien de personnes
seront probablement présents, à la louche.
On ne peut pas faire les mêmes choses à
10 qu'à 40, et vice-versa.
- Trouver un thème à la journée
est le plus simple, car souvent les activités
vont découler tout seul du thème, qui
souvent découle du lieu choisi. Inutile d'imaginer
une journée sur le thème du désert
dans une forêt verdoyante ! ;o)
- Toujours avoir en tête les contraintes du lieu
et aussi de la saison, pas de baignade plein air en
janvier, et éviter les feux de camp en plein
été.
Repas de midi : Si un repas
est prévu dans la journée, en plein air,
il est impératif de prévoir un lieu qui
convient, et d'avoir un point d'eau potable ou alors
prévoir un stock de bouteilles d'eau. (l'un n'empêche
pas l'autre !)
- Chacun pour soi : Si chaque participant doit amener
son repas, penser à bien prévenir tout
le monde à l'avance, et si possible en prévoir
un peu trop pour soi en cas d'oubli...
- Pique-nique organisé : Pour Bouconodhil2 nous
avons organisé un repas froid avec une participation
de 4€ par personne qui a très bien fonctionné.
Au menu, des sandwiches variés (ne pas oublier
ceux qui ne mangent pas de porc, pas de viande, on ne
sait jamais !) des chips, des pommes, etc. ainsi que
des bouteilles d'eau distribuées aux groupes
en début de journée pour se désaltérer
en pleine canicule. Le désavantage étant
de devoir avancer l'argent.
- Resto : s'il y a un restaurant à proximité,
consulter la fiche "Astuces - Resto"
Déroulement et organisation.
- Si le lieu n'est pas desservi par les bus, assurez-vous
qu'il y aura suffisamment de voitures pour transporter
tout le monde, sans oublier l'éventuel matériel/vivres/cadavres
dans le coffre ;)
- Faites vous aider, ayez plusieurs personnes autour
de vous qui sont au courant (et BIEN au courant) de
tout ce qui est prévu.
- Faites leur visiter les lieux, et établissez
un plan de la journée, même approximatif.
- Pour tout ce qui est du timing, prévoyez large
et tranquille, arrivez plus tôt, et restez zen.
Y'a rien de plus stressant que d'arriver à la
bourre à moitié prêt !
- Faites une liste des participants, et vérifiez
s'ils sont tous bien arrivés et qu'aucun ne se
perd en route, ça ne se fait pas d'abandonner
un daifenien dans la foret sombre à la tombée
de la nuit ! ;o) De plus, s'il y a quelque chose de
réservé (resto / activité organisée)
avoir des personnes en plus ou en moins peut changer
les choses.
- Si possible, ayez un portable sur place (et le réseau
!) et donnez votre numéro à tous les participants,
et qu'il y ait autant de portables que possible parmi
les participants. Récupérez aussi quelques
numéros. S'il n'y a pas de réseau, essayez
de repérer une cabine à proximité,
car on ne sait jamais. Ce conseil peut sembler alarmiste,
mais surtout en forêt, il est facile de se perdre,
et c'est d'ailleurs arrivé au premier IRL de
Bouconne... bon, maintenant, si vous faites ça
sur un petit terrain de foot, c'est p'tet pas essentiel
!
- Dans le même style, préparez si possible
un plan des lieux (renseignez vous aux offices de tourisme,
centres de loisirs et compagnie, ils en donnent parfois)
à distribuer aux participants.
Administration (ben oui...)
L'idéal est de demander que chacun apporte une
attestation d'assurance responsabilité civile
(sur l'assurance domicile) et signe une décharge
pour ne pas tenir les organisateurs responsables de
tout accident (ce qui n'est pas une raison pour pousser
les gens d'une falaise, attention !) qui pourrait survenir
dans la journée.
Maintenant, c'est vrai que c'est de la paperasserie,
et que ça prend du temps et que c'est franchement
chiant et oui, ça parait parano, mais malheureusement,
ça peut servir. Si vous organisez l'IRL avec
l'association CORAD, l'assurance de l'asso devrait éviter
d'avoir à faire tout ça.
Débriefing.
Une fois que tout est fini, eh bien tout n'est pas fini
! :oD
- Nettoyez après vous. Ca peut sembler évident,
mais ce n'est pas toujours facile de se le rappeler
après une longue journée. Ramassez tous
les papiers, plastiques etc. si vous avez installé
du matériel, accroché des choses aux arbres,
etc. pensez à bien tout enlever. D'ailleurs,
avant d'imaginer des repères peints/collés/attachés
etc. pensez aussi qu'il faudra laisser le lieu en bon
état, pensez à faire des choses temporaires
et faciles à enlever...
- Réglez les comptes. Les bons comptes font
les bons amis, si des fonds ont été avancés
pour la préparation et des participations récupérées
pour les rembourser, n'attendez pas pour régler
tout, s'il y a de l'argent en trop ou en moins, répartissez
également, et n'oubliez pas les dépenses
ou efforts non comptabilisés comme les impressions
ou le transport.
- Ajoutez vos astuces ! : Si vous avez connu des difficultés,
ou si vous pensez à une astuce qui vous a été
(ou aurait pu vous etre) utile, n'hésitez pas
à l'ajouter dans notre rublrique astuces pour
aider ceux qui passeront après vous !
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